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Web会議で資料を映して説明する「画面共有」

失敗しない「画面共有」の手引き


Googleハングアウトの会議で、参加者に資料を見てもらいながら説明することがあります。


そのときに使うのが「画面共有」機能です。この機能はGoogleハングアウト会議の主催者だけではなく会議参加者の全員が使えます。


楽に行うコツは、先に資料をデスクトップに開いておくことです。


もう一つ、初めての人がつまずきやすい操作があります。その箇所は、下記の操作説明(項目3)に赤字で示してあります。共有する画面の選択を間違えると、意図しない現象を生じるので注意が必要です。

資料の準備

先ず、参加者に説明する(共有する)資料を事前にデスクトップに表示しておきます。ここでは、Excelシート(ファイル名「Book1.xlsx」)を共有する説明を例とします。

※なお、このシートの内容は単なる表示目的の資料例です。

Googleハングアウトを開始する

会議で使う資料は、デスクトップに表示したままにします。別途Chromeを起動して、Googleハングアウトをスタートします。Googleハングアウトを開始する操作については、以前の記事「失敗しない、Web会議の手引き」を参照してください。

画面を共有したい人が行う操作

Googleハングアウトの会議を開始して、参加者全員に資料を見せながら説明するときの操作です。


1.メニューの表示

hangouts-share0.gif

↑カメラ映像のメイン画面にマウスポインターを重ねて種々のマークを表示させ、右上の赤丸で囲った縦の三点リーダー「︙」をクリック

※このスクリーンショットは相手のカメラ映像がない状態の例

2.画面共有の機能を選択

hangouts-share1.gif

↑現れたメニューから「画面を共有」をクリック

3.画面の選択(共有したい資料を選ぶ)

hangouts-share2.gif

↑①「アプリケーションウインドウ」タブを選択

↑説明に使う②の「Book1」をクリックして、③の「共有」ボタンをクリック

注意!決して×をつけてある「ビデオハングアウト」を選ばないこと!

4.画面共有が開始

hangouts-share31.gif

↑メイン画面がカメラ映像から説明資料(Excelシート)の画面に切り替わります。

同時にExcelアプリのウインドウがハングアウトのメイン画面の前面に出てきますので、そのシートを使ってExcel操作をしながら説明ができます。

もし、Excelアプリのウインドウがハングアウトのメイン画面の下に隠れて見えない場合は、補足をご覧ください。

5.相手側にも表示

hangouts-share4.gif

↑参考ですが、相手側(参加者全員)のメイン画面のスクリーンショットです。説明資料(Excelシート)が映し出され、説明者がセルに行う操作などを見ることができます

6.画面共有の停止

hangouts-share6.gif

↑画面共有を終了ときには、「画面共有」操作をした人が「共有停止」をおこないます。画面上部にある「停止」ボタンをクリック。これでカメラ映像に戻ります


このあと、他の参加者が同じように「画面共有」操作を使い他の資料の説明を続けることもできます。


コツさえ覚えれば難しくありません!


補足:ウインドウ(タスク)の切り替え

ウインドウが複数立ち上がった状態で、上の画面に隠れて見えないウインドウ(タスク)を前面に表示させたいときの操作です。以下の2つがあります。


A.マウス操作

TaskBar.gif

↑デスクトップの下部にある「タスクバー」のExcelをクリック。このとき、「Google Hangoutsがhangouts.google.comのウインドウを共有しています」のウインドウで隠れていたら、そのウインドウをマウスで移動してから、Excelを選択

B.キーボード操作

AltTab.gif

↑キーボードの「Alt」と「Tab」を同時に押してウインドウ(タスク)の一覧を表示し、「Alt」+「Tab」を押しながら目的のタスクに移動。Excelを選んだらキーを離してExcelアプリの画面を前面に出す



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[ 2018年03月01日 19:11 ] カテゴリ:misc. | TB(0) | CM(0)
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