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失敗しない、Web会議の手引き

必ずWeb会議を成立させるための手引き


最近は、仕事上の打ち合わせや説明のプレゼンテーションに相手先に出向かなくてもWeb会議を使って済ませられるようになりました。出向くための時間や交通費の経費節約だけではなく、相手側にも会議室確保の手間や時間的な制約を緩和することにも役に立ちます。働き方改革にも貢献します。


先日、関東でも積雪のあった日に都内で打ち合わせがあったのですが、Web会議で行うことにしていましたので、寒い中を出かけなくて済みました。Web会議にしておいて良かったと本当に思いました。


私の周りでもGmailアカウントを取得している人が多いので、Googleハングアウトの簡単な使い方を紹介します。PCを使用する方法ですが、スマートフォンやタブレットを利用する場合でも基本的な箇所は役に立つと思います。


理解しやすいように、スクリーンショットを使用して操作の説明をします。

機器と環境

会議主催者(招待する側)と会議参加者(招待される側)の立場がありますが、両者に必要な機器と環境を以下に示します。PCはもちろん使います。

必要な機器(標準のPC以外)とPC環境

  1. PCに接続するスピーカとマイク(イアフック型/ヘッドバンド型/据え置き型など)は必須
  2. PCに接続するWebカメラはあると便利(なくともWeb会議に参加可能)
  3. ブラウザーはGoogle Chrome
  4. Googleアカウント(Gmailアカウント)の所有

注記:

  • 項目aとb:PCによってはこれらの装備が組み込まれているモデルもあります
  • 項目c:他のブラウザー(Firefoxなど)でも可能ですが、ここでは確実性を高めるため、Chromeを使用した説明になります
  • 項目d:Googleアカウントを未取得でしたら事前に取得してください

事前確認

Web会議の前日までに、接続や操作に問題がないことを確認するため、以下のチェックを行ってください。

チェック項目

  1. マイク、スピーカー(イアフォン類など)やWebカメラをPCに接続
  2. Chromeブラウザーを起動し自分のGoogleアカウントでログイン、またはログインしている状態であることを確認

    chrome-login.gif

    ↑ログインしていなければ、右上の「ログイン」ボタンからログインします

  3. https://hangouts.google.com/ サイトにアクセス

    hangouts-start0.gif

    ↑右上の①「Googleアプリ」から②「もっと見る」

    hangouts-start1.gif

    ↑赤丸で囲った「ハングアウト」アイコンをクリック

    もしくはChromeにログインした後、直接URL「https://hangouts.google.com/ 」を入力しても良い

  4. ハングアウトの画面で、「ビデオハングアウト」をクリック

    hangouts-1.gif

    ↑赤矢印で示した「ビデオハングアウト」マークをクリック

  5. ポップアップする「他のユーザーを招待」画面を閉じる

    hangouts-chk1.gif

    ↑赤丸で囲った「×」をクリック

  6. カメラが機能(自分の映像が出現)していることを確認
  7. カメラ映像の画面の右上にある歯車のマークをクリック

    hangouts-gear.gif

    ↑①赤丸で囲った歯車マークをクリック、②デバイスの確認画面が出現

  8. Webカメラ、マイク、スピーカー(イアフォンなど)のデバイス接続状態を確認

    hangouts-chk2.gif

    ↑①カメラのデバイス名が表示、②カメラが複数接続されていればここから選択可

    ↑③マイクのデバイス名が表示、④マイクが複数接続されていればここから選択可

    ↑⑤スピーカ類のデバイス名が表示、⑥スピーカ類が複数接続されていればここから選択可

    ↑⑦音量テストが可能

    ↑すべての確認が終わったら⑧をクリック

これで事前のチェックは終了です。もし、実際のWeb会議開始までにPCの構成や設定などを変更した場合には、念のため上記チェックを再度行ってください。

Web会議開始

招待する側(会議主催者)が参加する人を「招待」します。招待される側の人はその「招待」シグナルを受け取ってWeb会議に参加します。


以下の2項目は時系列に沿った操作内容です。

会議開始前(5分くらい前)

招待する側の人も招待される側の人も、上記の項目1~2を行いWeb会議に備えます。

hangouts-0.gif

↑Google「ハングアウト」にアクセスした状態で待機

会議開始時刻

「会議主催者(招待する側の人)」の招待操作

hangouts-1.gif

↑赤矢印で示した「ビデオハングアウト」マークをクリック

hangouts-invite1.gif

↑「他のユーザーを招待」ウインドウの①の箇所に、招待される側の人のGoogleアカウントを入力し、②の「招待」ボタンをクリック。複数の参加者を招待するときは、①と②を繰り返す。または①に招待される側の人のGoogleアカウントをカンマ「,」で区切り続けて入力(xxx@gmail.com, yyy@gmail.com, zzz@gmail.com のように)し、②の「招待」ボタンをクリック


「招待される側」の人の応答操作

上記のように主催者が「招待」を行うと、招待される側の人は「招待」シグナルを受け取る(場合によって5秒以上のタイムラグがある)

hangouts-2.gif

↑①主催者から「招待」を受けた状態(着信音が鳴る)。②の「応答」をクリックして会議に参加


以上で、Web会議が開始します。


もし、上記の「招待」と「応答」操作でうまく参加できないときのための対応策(共有リンクの利用)を下記に説明しておきます。

共有リンクの利用

主催者が行うのですが、「ビデオハングアウト」マークをクリックしたあと、上記の「招待」とは別の操作になります。

hangouts-invite2.gif

↑①の「共有リンクをコピー」をクリック。これは②に表示されるURLをクリップボードにコピーする操作になります。


主催者が、このURLをメールなどで招待される側の人に送ります。招待される側の人の規定のブラウザーがChromeであれば、招待される側の人はそのURLをクリックするとChromeが起動してWeb会議に参加できます。

参加人数が多いときには、この操作の方が主催者としては楽かも知れません。


注意ですが、URLはGoogleハングアウトを開始したときに割り振られます。その都度変わるURLであり固定ではありません。


Web会議開始後、再度「招待」と「共有リンク」の操作をしたいことが出てきます。それも以下の操作で可能です。

会議途中の「招待」と「共有リンク」

会議開始後、「招待」と「共有リンク」の操作をしたい(途中からの参加者などへ案内)場合があります。

hangouts-invite-4.gif

↑メイン画面にマウスポインターを重ねると右上に表示される①「人物マーク」をクリック。②「招待」と「共有リンク」の画面が出現

このようにWeb会議途中でも、「招待」と「共有リンク」を使った操作ができます。


これまでの操作を行えばWeb会議が開始できていると思います。

Web会議画面

会議が開始されると、お互いの画面に相手のカメラ映像が表示されます。

hangouts-5.gif

↑このスクリーンショットは、相手がカメラを使っていない場合の例です。相手がカメラを使っていれば相手の映像がメイン画面に映しだされます。

↑右下の赤四角で囲った箇所には参加者全員のカメラ映像が並びます。3名以上の会議ではメイン画面に映し出されるのは発言した人になります(自動的に切り替わる)。または特定の人をクリックしてそのカメラ映像をメイン画面として選択することもできます。


Web会議は体験して初めてその便利さが実感できます。お試しになってはいかがでしょうか。Googleハングアウトは、かたぐるしい会議だけではなく、LINEと同様に離れて暮らすご家族との会話にも利用できます。


会議参加者全員に資料を見てもらい説明するときに役立つ「画面の共有」機能については機会があれば別途の記事で説明する予定です。



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[ 2018年02月22日 19:10 ] カテゴリ:misc. | TB(0) | CM(0)
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